Projectrollen, fasering en GROTICK
Wie doet wat in een gemeentelijk project, welke fasen doorloop je en hoe houd je grip? De basis voor projectleiders en opdrachtgevers.
Wie doet wat, wanneer en hoe houd je grip?
Een project loopt pas goed als iedereen weet wat zijn rol is, in welke fase het project zit en waar je op stuurt. In dit artikel lees je de vier rollen in een gemeentelijk project, de zes fasen van idee tot afronding, en hoe je met GROTICK grip houdt.
De vier rollen in een gemeentelijk project
In een gemeente heeft een project vaak twee opdrachtgevers: een bestuurlijke en een ambtelijke. Daaronder werken de projectleider en het projectteam.
Wethouder of burgemeester.
- Politiek verantwoordelijk
- Zorgt voor budget en draagvlak
- Besluit over grote wijzigingen
Directeur of afdelingshoofd.
- Verbindt bestuur en uitvoering
- Stelt de opdracht op met de projectleider
- Bewaakt de haalbaarheid in de organisatie
- Leidt het project van dag tot dag
- Verantwoordelijk voor planning, middelen en resultaat
- Signaleert risico’s op tijd
- Inhoudelijke experts
- Voeren taken uit
- Melden problemen die ze zien aankomen
Test jezelf: wie doet wat?
Klik op een vraag voor het antwoord.
VRAAGEr is 50.000 euro extra nodig. Wie besluit?
De bestuurlijk opdrachtgever. Budget buiten de afgesproken kaders is een bestuurlijk besluit. Gaat het buiten de begroting, dan beslist uiteindelijk de raad.
VRAAGEen teamlid ziet een probleem aankomen. Bij wie meldt hij dat?
Bij de projectleider. Die weegt het af en escaleert zo nodig naar de ambtelijk opdrachtgever.
VRAAGWie schrijft de projectopdracht?
De ambtelijk opdrachtgever samen met de projectleider. De bestuurlijk opdrachtgever stelt hem vast.
VRAAGWie bewaakt de planning van week tot week?
De projectleider. De opdrachtgever kijkt mee via de voortgangsrapportage, niet via de dagelijkse planning.
Communicatie in en rond het project
- Plan het vanaf de start, niet pas als er vragen komen
- Stem af op je doelgroep: een wethouder wil iets anders weten dan een omwonende
- Wees open, maar kort
- Zorg voor tweerichtingsverkeer: geef mensen de kans om te reageren
| Doelgroep | Wat willen ze weten? | Kanaal | Hoe vaak |
|---|---|---|---|
| Opdrachtgevers | Voortgang, risico’s, benodigde besluiten | Voortgangsrapportage, stuurgroep | Maandelijks of per mijlpaal |
| Projectteam | Taken, afspraken, planning | Teamoverleg, Teams-kanaal | Wekelijks |
| Inwoners | Wat verandert er voor mij, en wanneer | Website, bewonersbrief, informatieavond | Bij belangrijke momenten |
| Media | Feiten, nieuws, contactpersoon | Persbericht via Communicatie | Bij nieuws |
De zes fasen van een project
Elke fase heeft een eigen vraag en eindigt met een besluit. Zo houdt de opdrachtgever grip, zonder dagelijks mee te sturen. Klik door de fasen.
Initiatie: het idee
Moeten we hier iets mee, en is het haalbaar?
- Het probleem of de kans scherp omschrijven
- Globaal verkennen: wat kost het, wat levert het op, wie zijn erbij betrokken
- Bepalen of het echt een project is
Definitie: wat gaan we maken?
Wat moet het project precies opleveren?
- Doelen en resultaat SMART maken
- Scope afbakenen: wat hoort er wel en niet bij
- Stakeholders in beeld brengen
- Projectplan schrijven met planning, budget en organisatie
Ontwerp: hoe gaan we het maken?
Welke oplossing past binnen de eisen en kaders?
- Eisen en wensen uitwerken
- Een of meer oplossingen ontwerpen
- Toetsen aan budget, beleid en planning
Voorbereiding: klaarzetten om te maken
Is alles geregeld om te kunnen uitvoeren?
- Plannen in detail uitwerken
- Aanbesteding voorbereiden en contracten sluiten
- Vergunningen aanvragen
- Uitvoering en communicatie organiseren
Realisatie: uitvoeren
Gebeurt wat we hebben afgesproken?
- Uitvoeren volgens plan
- Voortgang bewaken en bijsturen
- Gebruikers voorbereiden en trainen
Nazorg: afronden
Is het resultaat goed geborgd in de organisatie?
- Resultaat overdragen aan de lijnorganisatie
- Project evalueren: wat leren we ervan
- Administratief afsluiten en dossier op orde brengen
Grip houden met GROTICK
GROTICK staat voor de zeven aspecten waarop je een project beheerst. Klik op een letter voor uitleg.
GGeld
Weet wat het project mag kosten en waar het geld vandaan komt. Houd uitgaven bij tegen de begroting. Vuistregel: reserveer 10 tot 15 procent voor onvoorziene kosten.
RRisico’s
Breng risico’s in beeld met kans maal impact, en spreek per risico een maatregel af. Vergeet bij de gemeente de politieke en de reputatierisico’s niet.
OOrganisatie
Wie doet wat, en hoeveel tijd heeft iedereen? Leg rollen en capaciteit vast, en zorg dat het project door kan als iemand wegvalt.
TTijd
Maak een realistische planning met mijlpalen. Plan ruimte in voor inspraak, vakanties, de vergadercyclus van college en raad, en verkiezingen.
IInformatie
Spreek af waar documenten en besluiten staan. Let op privacy, informatiebeveiliging en de archiefregels.
CCommunicatie
Wie informeer je, waarover, hoe en wanneer? Werk met een communicatieplan dat je bijhoudt.
KKwaliteit
Wanneer is het resultaat goed? Leg kwaliteitseisen vast, laat tussenproducten toetsen en noteer afwijkingen.
Veelgemaakte fouten, en de oplossing
| Valkuil | Oplossing |
|---|---|
| Vage doelen | Maak doelen SMART en laat ze bevestigen in de definitiefase |
| Stakeholders te laat in beeld | Maak vroeg een stakeholderanalyse, inclusief interne afdelingen |
| Onrealistische planning | Plan tijd in voor procedures, inspraak en politieke besluitvorming |
| Te weinig capaciteit | Spreek beschikbaarheid vooraf af met de leidinggevenden in de lijn |
| Slechte communicatie | Maak een communicatieplan en houd het bij |
Gratis projectstart-pakket
Vier samenhangende templates (Mini Projectstarter, Projectopdracht, Stakeholderanalyse en Projectstart-checklist), direct als Word te downloaden, plus drie korte mails met praktijktips.