Plan kennismaking
KennisartikelProjectmatig werken in de gemeente

Gids voor de opdrachtgever

Je bent opdrachtgever van een gemeentelijk project. Wat wordt er van je verwacht, wanneer moet je besluiten en hoe stuur je zonder te micromanagen?

10 min leestijdVoor bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeversContext gemeente en overheid
Inleiding

Sturen zonder dagelijks te leiden

Als opdrachtgever ben je eindverantwoordelijk voor het project. Het dagelijkse werk leg je bij de projectleider. Jouw taak: kaders stellen, op tijd besluiten en het project steunen. Niet: meesturen op details.

i
De kern in één zinJij bepaalt wat en waarom, de projectleider bepaalt hoe.
Stap 1 · Twee opdrachtgevers

Bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever

Bestuurlijk opdrachtgever

Wethouder, burgemeester of gedeputeerde.

  • Politiek verantwoordelijk
  • Bepaalt wat het project moet opleveren
  • Zorgt voor budget
  • Besluit over grote wijzigingen
Ambtelijk opdrachtgever

Directeur of afdelingshoofd.

  • Ambtelijk verantwoordelijk voor de uitvoering
  • Verbindt bestuur en projectleider
  • Schrijft de opdracht mee
  • Bewaakt de haalbaarheid in de organisatie
i
Stem samen afBestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever moeten het eens zijn over doelen, kaders en beslismomenten. Anders krijgt de projectleider twee verschillende opdrachten.
Stap 2 · Per fase

Jouw rol in elke fase

Per fase heb je een eigen taak, en elke fase eindigt met jouw besluit. Klik door de fasen.

Initiatie

  • Licht bij de start toe waarom het project er komt
  • Help het gewenste resultaat scherp te krijgen
Jouw besluit: starten

Definitie

  • Keur het projectplan goed
  • Regel capaciteit met de leidinggevenden in de lijn
Jouw besluit: go of no-go op het plan

Ontwerp

  • Check of het ontwerp binnen de kaders past
  • Neem deel aan de stuurgroep en stuur bij waar nodig
Jouw besluit: ontwerp goedgekeurd

Voorbereiding

  • Keur aanbesteding, contracten en vergunningen goed
  • Zorg dat de organisatie klaar is voor de uitvoering
Jouw besluit: start uitvoering

Realisatie

  • Lees de voortgangsrapportages
  • Handel escalaties snel af
Jouw besluit: overdracht

Nazorg

  • Sluit het project formeel af
  • Draag het resultaat over aan de lijn
  • Bespreek de evaluatie en verleen decharge
Jouw besluit: decharge
Stap 3 · Gedrag

Wel en niet doen

Wel doen
  • Kaders vroeg en helder stellen
  • Bereikbaar zijn als het nodig is
  • Besluiten op de afgesproken momenten
  • Voortgangsrapportages echt lezen
  • Vragen stellen als iets onduidelijk is
  • Veranderingen in de politieke kaders direct doorgeven
  • Het project zichtbaar steunen
Niet doen
  • Teamleden opdrachten geven buiten de projectleider om
  • De scope uitbreiden zonder formeel besluit
  • Besluiten uitstellen
  • Micromanagen
  • Wisselende signalen geven over prioriteiten
  • Toezeggingen doen aan derden zonder afstemming
!
Valkuil nummer één: laat besluitenEen besluit dat een maand later komt, schuift de planning op, kost geld en haalt de energie uit het team. Plan je beslismomenten daarom vooraf in je agenda.
Stap 4 · De opdracht

Een goede projectopdracht

Check je projectopdracht

Heb je op deze vragen een helder antwoord?

Stap 5 · De start

Jouw rol bij de Project Start Up

Een Project Start Up (PSU) is een begeleide startsessie waarin het team samen tot één beeld komt. Jouw rol daarin is klein, maar belangrijk.

  1. Open de sessie met een persoonlijke toelichting: waarom is dit project belangrijk, en wat verwacht je?
  2. Laat het team daarna aan het werk. Zo durven mensen vrijuit te denken.
  3. Kom aan het eind terug en beantwoord de vragen van het team eerlijk, ook als het antwoord nog nee of weet ik niet is.
i
Neem er de tijd voorEen dagdeel is vaak kort. Twee dagdelen geven ruimte voor een goede projectopdracht, planning, stakeholders en risico’s.

Bekijk Projectstart in beeld

Stap 6 · Bijsturen

De voortgangsrapportage lezen

Kijk in elke rapportage naar vijf aspecten, met een stoplicht per aspect.

AspectWaar let je op?
GeldBlijven de kosten binnen het budget?
Risico’sZijn er nieuwe of grotere risico’s?
TijdWorden de mijlpalen gehaald?
CommunicatieZijn betrokkenen op tijd geïnformeerd?
KwaliteitVoldoet het resultaat aan de eisen?
i
Rood betekent: jij moet besluitenop koers   aandacht   besluit van de opdrachtgever nodig. Vraag bij elk rood punt: welk besluit heb je van mij nodig, en wanneer?
Overzicht

Jouw zes formele besluiten

  1. Start
  2. Projectplan goedgekeurd
  3. Ontwerp goedgekeurd
  4. Start uitvoering
  5. Overdracht
  6. Decharge

Leg elk besluit vast in het projectdossier: wat, wanneer, door wie en waarom.

Direct aan de slag

Gratis projectstart-pakket

Vier samenhangende templates (Mini Projectstarter, Projectopdracht, Stakeholderanalyse en Projectstart-checklist), direct als Word te downloaden, plus drie korte mails met praktijktips.